Hva er SIPOC?
SIPOC er et prosessanalyseverktøy som brukes i Lean for å kartlegge og forstå nøkkelelementene i en prosess.
Definisjon
SIPOC er et akronym som står for Suppliers (Leverandører), Inputs (Inndata), Process (Prosess), Outputs (Utdata) og Customers (Kunder). Det er et prosesskartleggingsverktøy som brukes i Lean og Six Sigma for å gi en overordnet oversikt over en prosess og dens nøkkelelementer.
Formål
Å gi en klar og strukturert forståelse av en prosess ved å identifisere alle hovedkomponentene, noe som letter analyse og kontinuerlig forbedring.
SIPOC-komponenter
1. Suppliers (Leverandører)
- Personer, avdelinger eller organisasjoner som leverer inndata til prosessen
- Kan være interne (innenfor organisasjonen) eller eksterne
- Eksempel: Salgsavdeling, eksterne leverandører, kunder
2. Inputs (Inndata)
- Materialer, informasjon, ressurser eller tjenester som kreves for å utføre prosessen
- Alt som "nærer" prosessen
- Eksempel: Kundeordrer, råmaterialer, data, spesifikasjoner
3. Process (Prosess)
- Serien av aktiviteter eller trinn som transformerer inndata til utdata
- Beskrevet i generelle termer, uten overdrevne detaljer
- Eksempel: Ordrebehandling, produksjon, programvareutvikling
4. Outputs (Utdata)
- Produkter, tjenester eller informasjon som er resultatet av prosessen
- Det prosessen "produserer"
- Eksempel: Ferdige produkter, leverte tjenester, rapporter
5. Customers (Kunder)
- Personer, avdelinger eller organisasjoner som mottar prosessens utdata
- Kan være interne eller eksterne kunder
- Eksempel: Sluttkunde, neste avdeling i kjeden, interne brukere
Hvordan lage et SIPOC-diagram
- Definer prosessen: Identifiser tydelig hvilken prosess som skal kartlegges
- Identifiser utdata: Bestem hva prosessen produserer
- Identifiser kunder: Hvem mottar disse utdataene
- Kartlegg prosessen: Beskriv hovedtrinnene (typisk 4-7 trinn)
- Identifiser inndata: Hva som trengs for å utføre prosessen
- Identifiser leverandører: Hvem som leverer disse inndataene
Fordeler
- Klarhet: Gir en fullstendig oversikt over prosessen
- Kommunikasjon: Legger til rette for felles forståelse mellom team
- Problemidentifikasjon: Hjelper med å oppdage sløsing og potensielle forbedringer
- Omfang: Definerer tydelig prosessgrensene
- Grunnlinje: Etablerer et utgangspunkt for forbedringer
Når bruke SIPOC
- I begynnelsen av prosessforbedringsprojekter
- For å dokumentere eksisterende prosesser
- Når det er forvirring om roller og ansvar
- For å kommunisere prosesser til nye teammedlemmer
- Som første steg før mer detaljert analyse
Forhold til andre Lean-verktøy
- Value Stream Mapping: SIPOC gir konteksten på høyt nivå før detaljert kartlegging
- Kaizen: Identifiserer mulighetsområder for forbedringsbegivenheter
- 5S: Hjelper med å forstå hvilke inndata og utdata som trenger organisering
- Rotårsaksanalyse: Gir rammeverket for å forstå hvor problemer kan oppstå
Praktisk eksempel
Prosess: Håndtering av tekniske supportforespørsler
| Element | Beskrivelse |
|---|---|
| Suppliers | Kunder, salgsteam, billetsystem |
| Inputs | Supportbilletter, kundeinformasjon, systemlogger |
| Process | Motta billett → Klassifiser → Tildel → Løs → Lukk |
| Outputs | Problem løst, billett lukket, løsningsrapport |
| Customers | Sluttkunde, salgsteam, ledelse |
Viktige hensyn
- Hold analysen på makronivå, unngå overdrevne detaljer
- Inkluder bare kritiske prosesselementer
- Valider SIPOC med prosessdeltakere
- Oppdater diagrammet når prosessen endres
- Bruk som utgangspunkt, ikke som endelig analyse
Vil du lære mer?
Hvis du er nysgjerrig på å lære mer om SIPOC, ta kontakt med meg på X. Jeg elsker å dele ideer, svare på spørsmål og diskutere nysgjerrigheter om disse temaene, så ikke nøl med å stikke innom. Vi sees!