Mikä on SIPOC?

Määritelmä

SIPOC on lyhenne, joka tarkoittaa Suppliers (Toimittajat), Inputs (Syötteet), Process (Prosessi), Outputs (Tuotokset) ja Customers (Asiakkaat). Se on prosessikartoituksen työkalu, jota käytetään Leanissa ja Six Sigmassa antamaan korkean tason näkymä prosessista ja sen avainelementeistä.

Tavoite

Tarjota selkeä ja jäsennelty ymmärrys prosessista tunnistamalla kaikki sen pääkomponentit, mikä helpottaa analysointia ja jatkuvaa parantamista.

SIPOC-komponentit

1. Suppliers (Toimittajat)

• Henkilöt, osastot tai organisaatiot, jotka tarjoavat syötteitä prosessille
• Voivat olla sisäisiä (organisaation sisällä) tai ulkoisia
• Esimerkki: Myyntiosasto, ulkoiset toimittajat, asiakkaat

2. Inputs (Syötteet)

• Materiaalit, tiedot, resurssit tai palvelut, joita tarvitaan prosessin suorittamiseen
• Kaikki mikä "ravitsee" prosessia
• Esimerkki: Asiakastilaukset, raaka-aineet, data, spesifikaatiot

3. Process (Prosessi)

• Sarja toimintoja tai vaiheita, jotka muuttavat syötteet tuotoksiksi
• Kuvattu yleisellä tasolla, ilman liiallisia yksityiskohtia
• Esimerkki: Tilausten käsittely, valmistus, ohjelmistokehitys

4. Outputs (Tuotokset)

• Tuotteet, palvelut tai tiedot, jotka syntyvät prosessista
• Se mitä prosessi "tuottaa"
• Esimerkki: Valmiit tuotteet, toimitetut palvelut, raportit

5. Customers (Asiakkaat)

• Henkilöt, osastot tai organisaatiot, jotka vastaanottavat prosessin tuotokset
• Voivat olla sisäisiä tai ulkoisia asiakkaita
• Esimerkki: Loppuasiakas, seuraava osasto ketjussa, sisäiset käyttäjät

Kuinka luoda SIPOC-kaavio

1. Määrittele prosessi: Tunnista selkeästi, mikä prosessi kartoitetaan
2. Tunnista tuotokset: Määritä mitä prosessi tuottaa
3. Tunnista asiakkaat: Kuka vastaanottaa nämä tuotokset
4. Kartoita prosessi: Kuvaa päävaiheet (tyypillisesti 4-7 vaihetta)
5. Tunnista syötteet: Mitä tarvitaan prosessin suorittamiseen
6. Tunnista toimittajat: Kuka tarjoaa nämä syötteet

Hyödyt

• Selkeys: Tarjoaa täydellisen näkymän prosessista
• Viestintä: Helpottaa yhteistä ymmärrystä tiimien välillä
• Ongelmien tunnistaminen: Auttaa havaitsemaan hukkaa ja mahdollisia parannuksia
• Laajuus: Määrittää selkeästi prosessin rajat
• Lähtötaso: Luo lähtökohdan parannuksille

Milloin käyttää SIPOCia

• Prosessiparannusprojektien alussa
• Olemassa olevien prosessien dokumentoimiseen
• Kun roolien ja vastuiden suhteen on epäselvyyttä
• Prosessien viestimiseen uusille tiimin jäsenille
• Ensimmäisenä askeleena ennen yksityiskohtaisempaa analysointia

Suhde muihin Lean-työkaluihin

• Value Stream Mapping: SIPOC tarjoaa korkean tason kontekstin ennen yksityiskohtaista kartoitusta
• Kaizen: Tunnistaa mahdollisuusalueita parannustapahtumille
• 5S: Auttaa ymmärtämään mitkä syötteet ja tuotokset tarvitsevat järjestämistä
• Juurisyyanalyysi: Tarjoaa viitekehyksen ymmärtää missä ongelmia voi esiintyä

Käytännön esimerkki

Prosessi: Teknisten tukipyyntöjen käsittely

Elementti	Kuvaus
Suppliers	Asiakkaat, myyntitiimi, tikettijärjestelmä
Inputs	Tukitiketit, asiakastiedot, järjestelmälokit
Process	Vastaanota tiketti → Luokittele → Osoita → Ratkaise → Sulje
Outputs	Ongelma ratkaistu, tiketti suljettu, ratkaisuraportti
Customers	Loppuasiakas, myyntitiimi, johto

Tärkeät huomiot

• Pidä analyysi makrotasolla, vältä liiallisia yksityiskohtia
• Sisällytä vain kriittiset prosessielementit
• Validoi SIPOC prosessin osallistujien kanssa
• Päivitä kaavio kun prosessi muuttuu
• Käytä lähtökohtana, ei lopullisena analyysina

Haluatko tietää lisää?

Jos haluat tietää lisää aiheesta SIPOC, ota yhteyttä minuun X:ssä. Rakastan jakaa ideoita, vastata kysymyksiin ja keskustella aiheista, joten älä epäröi tulla mukaan. Nähdään pian!